Gestión de Contratistas y Proveedores

Con el fin de tener una comunicación abierta y transparente con nuestros proveedores y contratistas desde el inicio de nuestras relaciones comerciales, EMVALLE S.A.S E.S.P. presenta el manual de compras y contrataciones para garantizar la transparencia y regulación en sus procesos.

CONDICIONES GENERALES DE FACTURACIÓN Y ORDENES DE PEDIDO

Informamos a nuestros proveedores y contratistas el procedimiento de compras y contrataciones para garantizar la transparencia y regulación en sus procesos.

1. OBJETO. EL PROVEEDOR debe suministrar lo solicitado en la orden de compra y/o servicio según las especificaciones establecidas en la misma, cumpliendo con la normatividad vigente en materia de Seguridad y Salud Ocupacional.
2. VALOR. Los valores acordados entre EMVALLE S.A.S E.S.P. y EL PROVEEDOR no podrán ser modificados una vez se emita la factura. Por tanto, el valor señalado en el documento corresponde a la remuneración que se pagará por el bien o servicio prestado o adquiridos. Dentro del valor a pagar no se incluye los impuestos, tasas y contribuciones de orden departamental y nacional que se causen.
3. RADICACIÓN. EL PROVEEDOR deberá radicar la factura a través de los canales habilitados para su recepción.

• Facturas físicas: Carrera 100 #11-60 Local 227, Holguines Trade Center.
  Horario de Atención: Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
• Facturas electrónicas: El correo habilitado para el envío de facturas es facturacion@promotoravida.com

Para el caso de CONTRATISTAS antes de ejecutar sus servicios deberá presentar junto con el contrato la afiliación a la seguridad social de los empleados y la ARL.

La factura deberá contar con los siguientes requisitos:

• Número, fecha y vigencia.
• Cantidad, especificaciones del producto y/o servicio y valor unitario.
• Régimen al que pertenece (común o simplificado).
• Indicar si es gran contribuyente responsable del IVA y/o autorretenedor de renta.
• Indicar la resolución de la DIAN.

También deberá cumplir con los requisitos exigidos en la legislación comercial y demás normas vigentes para tal efecto.

4. FORMA DE PAGO. EMVALLE S.A.S E.S.P. pagará el valor de la factura a través de una entidad financiera autorizada según las condiciones previamente acordadas.
5. CESIÓN. EL PROVEEDOR prestará y ejecutará el objeto de la factura de forma directa, no podrá subcontratar total o parcialmente su ejecución, ni prestarlos a través de un tercero, sea cual fuere la figura jurídica que utilice y des esta misma forma recibirá los pagos por este concepto.
6. RESERVA. EMVALLE S.A.S E.S.P. se compromete a mantener la debida reserva, no divulgar ni hacer uso para terceros o para operaciones distintas del objeto de la orden, la información de carácter técnico, comercial o cualquier tipo que obtenga por razón de la presente orden o factura.
7. PLAZOS. Dependiendo del servicio a prestar o el bien a suministrar por EL PROVEEDOR, los plazos para ejecutar la orden de servicios será contado en días calendarios.
8. SARLAFT. EMVALLE S.A.S E.S.P. en cualquier momento de la vigencia de la presente orden de servicio o factura podrá oponerse a hacer los pagos a EL PROVEEDOR cuando éste aparezca en los Registros del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.
9. CALIDAD. EMVALLE S.A.S E.S.P. se reserva el derecho a rechazar aquellos bienes que no reúnan las características establecidas en la oferta inicial de EL PROVEEDOR o con la normatividad técnica vigente del país.
10. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de datos personales, EL PROVEEDOR debe asumir la obligación de proteger los datos personales a los que acceda y trate con ocasión del objeto de la orden de servicio. Como consecuencia de ello, debe adoptar las medidas según la ley acorde a la información crítica personal a la que tenga acceso, por tanto, no debe ser usada, comercializada, cedida, transferida y/o sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad comprendida en el objeto del contrato comercial. Estas medidas deberán extenderse a aquellos empleados que presten servicios vinculados al objeto de la orden de servicio, aceptando que asume la condición de encargado del tratamiento de datos personales.EL PROVEEDOR deberá comunicar de forma inmediata a EMVALLE S.A.S E.S.P. sobre cualquier requerimiento de Habeas Data recibido o información relevante para la seguridad de la información personal a la que acede en cumplimiento del objeto al que está vinculado en la orden de servicios. Asimismo, EL PROVEEDOR deberá informar de cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido y a su vez EMVALLE S.A.S E.S.P. tiene la obligación de gestionar el incidente de seguridad conforme a las buenas prácticas alrededor de la gestión de este tipo de situaciones y prestar toda la colaboración en la investigación correspondiente.EL PROVEEDOR deberá indemnizar los perjuicios que llegara a causar a EMVALLE S.A.S E.S.P. como resultado del incumplimiento de la ley 1581 de 2012 y la ley 1266 de 2008, aplicables al tratamiento de la información personal, así como las sanciones que llegaran a imponerse por la violación de las mismas.El incumplimiento de las obligaciones derivadas de la cláusula se considera un incumplimiento grave de la relación contractual y en consecuencia, se considerará justa causa para la terminación del contrato, dando lugar a la ejecución de la póliza de cumplimiento y de la cláusula penal.
11. ACCIONES CONTRA EL COVID-19. EL PROVEEDOR se compromete a dar cumplimiento a todas las recomendaciones de la legislación colombiana respecto a la implementación de las acciones y protocolos para la prevención, contención, atención y mitigación de la emergencia sanitaria causada por el COVID-19 con el fin de garantizar condiciones seguras para sus empleados, colaboradores y nuestros usuarios.